Chcete začít realizovat IT projekt s dodavatelem a přejete si, aby byl úspěšný? Pomoci by vám mohly následující tipy vycházející z mnoha let praxe.

Definice projektu

Stanovte si cíl projektu – čeho chcete dosáhnout, za jak dlouho a s jakým finančním rozpočtem. Obecně známá věc? Určitě ano, ale právě proto podceňovaná, a chyby, které začnou zde, mohou pohřbít celý projekt. Správně definovaný cíl je základním stavebním kamenem nového projektu a musí ho znát celý projektový tým, který musí po celou dobu projektu sledovat, zda se od něj neodchýlil.

Každý projekt se skládá ze souboru požadavků, tzv. rozsah. Každý z požadavků by měl mít svou prioritu. Měli byste vědět, jak důležitá je realizace každého požadavku a jaký bude dopad na celý projekt, pokud realizován nebude.

Rozpočet projektu by měl primárně záviset na jeho ekonomických přínosech, době návratnosti investice a praktické proveditelnosti záměru. Při plánování rozpočtu se však často zapomíná na rezervu na změnové požadavky. Na začátku, když váš budoucí systém existuje pouze na papíře, je skvělý, uživatelé se v něm lehce orientují, běží rychle a bezvadně. Během realizace ale přijdete na to, že některé vaše představy v praxi už nevypadají tak životaschopně a bude třeba je upravit. Tyto úpravy ale znamenají vícenáklady oproti původnímu rozsahu, pro které je třeba alokovat finanční rozpočet. Jak velká by měla být rezerva? Ideálních je 25 – 30% rozpočtu. V některých případech můžete vystačit i s menší sumou, ale neexistuje projekt, který by byl doručen beze změn. Uživatelé si uvědomí veškeré detaily až během prvního používání systému. Platí, že čím je projekt větší, tím vyšší je pravděpodobnost, že rozpočet na změnové požadavky vyčerpáte.

Váš reálný rozpočet pro zvážení realizace projektu je tedy cca 70-75% celkové částky, kterou jste opravdu ochotni investovat.

Jestliže odhadovaná cena díla přesahuje váš plánovaný rozpočet, vraťte se zpět ke specifikaci rozsahu, prioritám požadavků a jejich přínosům. Pokud i po opětovném zvážení všech parametrů zjistíte, že projekt je ve stanoveném rozpočtu nerealizovatelný, rozpočet nelze navýšit a nemůžete zmenšit ani rozsah projektu, pak je vhodnější od realizace ustoupit a poohlédnout se po jiném řešení. Dodavatel, který by na takový projekt přistoupil, nakonec stejně skončí u změnových požadavků a v konečné fázi dojde k jeho zdražení a prodlužování doby realizace apod.

Pokud se tedy rozhodnete projekt realizovat, je dalším krokem návrh strategie dodávky. Zjistěte si, jakým způsobem vám dodavatel plánuje dílo dodat. Nechá vás několik měsíců napjatě čekat na výsledek, abyste pak záhy zjistili, že se diametrálně liší od vašich původních záměrů? Nebo vám nabídne maximální transparentnost a co možná nejdříve vám ukáže hotovou část projektu, aby se ujistil, že postupuje správným směrem a vy měli projekt pod kontrolou?

Projektová metodika

Svět projektového řízení se za posledních patnáct let zásadně změnil. V minulosti jsme znali pouze FixTime – FixPrice (FTFP) a odvozené metodiky (Unified Process, Prince…). Tento způsob vám sice přinese jistotu, že (jak už název napovídá) budete mít za pevně stanovený čas a cenu svůj projekt úspěšně dokončený, ale tato jistota je jen zdánlivá. Statistiky říkají, že jen jedna třetina takových projektů je úspěšná – tedy skončí včas, udrží rozpočet a doručený výsledek splní očekávání.

Dnes velmi populární, a mnohem úspěšnější strategií, je agilní přístup. Z agilních metod je nejznámější SCRUM, který rozděluje projekt do stejně velkých časových jednotek – iterací. V každé iteraci se pracuje jen s malou částí požadavků a výsledek se hned hodnotí. Velmi rychle tak můžete zjistit, zda původní záměr v praxi vypadá a funguje dle vašich představ a jste schopni okamžitě reagovat a výrazně zjednodušit změnové řízení.

Změnové řízení

V části o rozpočtu projektu jsem vám doporučil, abyste si vyhradili část finančních prostředků na změnové požadavky, které se budou během realizace nevyhnutelně objevovat.

Identifikace a kvantifikace změn v projektu je asi tou nejkritičtější disciplínou řízení projektu. Jejich včasná identifikace má zásadní vliv na jeho úspěšnost. Každá změna nejen odčerpá část rozpočtu, ale může znamenat i prodloužení doby realizace a tím dobu návratnosti investice.

Klíčové role a řídící struktura

Na straně zákazníka se ustavují minimálně tyto role: investor projektu, projektový manažer a hlavní uživatel.

Investorem projektu je většinou CEO, případně majitel společnosti. Má poslední slovo ohledně rozpočtu, rozsahu i termínu dokončení.

Projektový manažer koordinuje celý projekt. Jeho úkolem je zajistit, aby se projekt neodchýlil od stanoveného cíle a v opačném případě okamžitě zajistit nápravu. Disponuje rozpočtem a řídí jeho čerpání. Podněcuje komunikaci mezi týmy objednatele a dodavatele a úzce spolupracuje s projektovým manažerem dodavatele. Mají totiž společný cíl: úspěšně dodat projekt.

Hlavní uživatel je zástupce všech uživatelů budoucího systému ve vaší společnosti. Měl by mít jasnou představu o jeho hlavních funkcích, protože jej bude sám používat. Měl by umět rozpoznat, co je důležité a mělo by se provádět nejdříve.

Ať už projekt realizujete interně nebo jej zadáváte vybranému dodavateli, budete potřebovat alokovat čas vašich kolegů, kterých se projekt bude jakkoliv týkat. Může se jednat jen o pár hodin vysvětlování problematiky, která se skrývá za některým z požadavků, nebo bude potřeba, aby byli k dispozici pravidelně. V každém případě jim musíte na projekt vytvořit dostatečný prostor. Pokud jim k jejich běžným pracovním povinnostem pouze přidáte zodpovědnost za úkoly vztahující se k projektu, pak velmi pravděpodobně začnou jedno nebo druhé zanedbávat. Ve většině případů to bude projekt, neboť na něm pravděpodobně nebudou finančně zainteresováni.

Toto je jen stručný přehled zásad, které byste v řízení IT projektů měli dodržovat, abyste co nejvíce eliminovali možnost neúspěšné realizace.

Tento článek nám vyšel v květnovém čísle magazínu Computerworld, který se zabývá tématem vývoje software.

CW201705

Share on Facebook0Share on Google+0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Email this to someone